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Verfahrensdokumentation

Für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordern die Finanzbehörden neben einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System auch eine Verfahrensdokumentation, die den korrekten und nachvollziehbaren Einsatz des DMS belegen muss. Durch ein neues, in DocuWare integrierbares, Tool zur Erstellung und regelmäßigen Pflege der Verfahrensdokumentation kann diese in 20 Minuten statt in mehreren Wochen erledigt werden. Zusätzlich beinhaltet es ein intelligentes IKS (Internes Kontrollsystem) und eine automatisierte Updatefunktion.


Eine Verfahrensdokumentation ist nach den Grundsätzen des GoBD zu führen


Dabei ermöglicht es diese Verfahrensdokumentation einem sachkundigen Dritten, sich in kurzer Zeit einen Überblick über die Prozesse zu verschaffen. Zudem wird die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt angefordert, da diese seit 2015 Bestandteil der GoBD ist.

Beispielprozesse, bei denen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden muss:
  • Archivierung von digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungsprozess
  • Dunkelverarbeitung
  • Ersetzendes Scannen mit digitaler Belegablage
Verfahrensdokumentation
Dokumentenmanagement: